Cinco pasos críticos para escalar tu negocio

La escalabilidad se trata de capacidad. ¿Tiene tu negocio la capacidad de crecer? ¿Podrán tus sistemas empresariales, infraestructura y equipo, acomodar el crecimiento?

Es muy estresante cuando el crecimiento hace que tu empresa tropiece debido a la confusión y estás todo el tiempo apagando fuegos o tratando desesperadamente de mantener la cabeza sobre el agua , no encuentras el problema y sientes que tal esto se debe a insuficiencia de personal o que existe mala comunicación o que no hay suficiente capacidad de producción o entrega y sientes también que los procesos manuales estaban bien cuando eras pequeño porque ahora no te permiten mover lo suficientemente rápido.

Escalar una empresa significa establecer el escenario para habilitar y apoyar el crecimiento en tu empresa. Significa tener la capacidad de crecer sin ser obstaculizado. Esto requiere planeación, recursos financieros, personal, procesos, tecnología y socios.

Estos son cinco pasos críticos para escalar tu negocio:

Evaluar y planear

Echa un vistazo al interior de tu negocio para ver si está listo para el crecimiento. No puedes saber qué hacer de manera diferente a menos que hagas un balance de dónde se encuentra tu negocio hoy en día.

Desarrolla una estrategia para aumentar las ventas. Imagina que tus pedidos se duplicaron o triplicaron durante la noche. ¿Tiene tu organización las personas y sistemas para manejar sin fallar esos nuevos pedidos? Aquí es donde un buen plan es esencial.

La mejor planeación en mi opinión comienza con una proyección mensual detallada de las ventas, desglosada por clientes, volumen y precio, número de pedidos e ingresos que desea generar, etc., cuanto más específico seas, más realista puede será tu plan de ventas. Después realiza una proyección de costo igualmente detallada, considerando la adición de tecnología, personal, infraestructura y sistemas para gestionar todos estas nuevas ventas. Apóyate en tu contabilidad para que consideres todos los elementos que afectan el costo de producto o servicio. Los gastos se incrementarán y tienes que anticipar cómo y dónde. Una vez más incluye el detalle de los gastos necesarios para cumplir con tu proyección de ventas.

Trata de pensar en todo. Tendrás que hacer algunas ideas e investigaciones difíciles para encontrar estimaciones de costos adecuadas, pero hacerlo hará que tu plan sea mejor.

Levantar dinero

Escalar un negocio no es gratis. Tu plan de crecimiento puede requerir la contratación de personal, la implementación de nueva tecnología, la adición de equipos e instalaciones, y la creación de sistemas de información para medir y administrar los resultados. Pero ¿cómo encontrar el dinero para invertir en el crecimiento? Soy un creyente en la fuerza de arranque, aunque hay que reconocer que así puede tomar años crecer el negocio. Para acelerar el crecimiento y cumplir con el plan de ventas es útil identificar fondos especializados, sofomes, programas de apoyo gubernamental o banca especializada, a través de estos podremos obtener fondeo utilizando distintos mecanismos.

Asegurar las Ventas

Escalar tu negocio significa obviamente que se venderá más. ¿Tienes la estructura de ventas necesaria para recibir un incremento en las ventas? Analiza las ventas de un lado al otro e identifica si tienes:

• ¿Un "lead flow" suficiente para generar el número de pedidos deseado?

• ¿Una estrategia de marketing para rastrear y gestionar clientes potenciales?

• ¿Suficientes representantes de ventas para dar seguimiento y cerrar clientes potenciales?

• ¿Un buen sistema para gestionar pedidos de ventas?

• ¿Un sistema de facturación y cuentas por cobrar para realizar el seguimiento que garantice que las facturas se cobren a tiempo?

Invertir en tecnología

La tecnología hace que sea más fácil y menos costoso escalar un negocio. Puedes generar enormes economías de escala y más rendimiento, con menos mano de obra, si inviertes correctamente en tecnología.

• La automatización puede ayudarte a gestionar tu negocio a un menor costo y de manera más eficiente al minimizar el trabajo manual.

• La integración de sistemas es un área privilegiada para la mejora en la mayoría de las empresas. Las empresas de hoy en día no se escapan de un solo sistema, pueden tener una docena o más sistemas. Si esos sistemas no funcionan juntos, crean silos, que a su vez multiplican los problemas de comunicación y gestión a medida que tu empresa crece.

Ahora es un buen momento para evaluar nuevos sistemas en el mercado que ahorran tiempo y dinero, puede ser un CRM, o sistemas de gestión de ventas, de inventario, de producción, de contabilidad, de recursos humanos, de logística de envío u otros sistemas tecnológicos.

No hay que evaluar sólo el software, sino también redes y hardware como servidores, computadora, impresoras y equipos de comunicación.

Encontrar personal o tercerizar estratégicamente

Por último, pero no menos importante, son las manos necesarias para llevar a cabo el trabajo. La tecnología da un gran apalancamiento, pero al final del día todavía se necesita personal.

• ¿Tiene suficiente personal de servicio al cliente? Existen referencias, dependiendo de la industria en la que te encuentres, para determinar una regla general de cuántos clientes se puede esperar que maneje un representante de servicio.

• ¿Qué pasa con las personas responsables de la producción, inventario y entrega de productos o servicios? ¿Cuántos necesitas por cliente y cuántos más necesitarás?

• ¿Cómo encuentras ayuda calificada rápidamente? Los sistemas de reclutamiento y contratación son importantes, al igual que las prestaciones y la nómina.

• No olvides la administración. La importancia de administrar crece a medida que tu negocio crece. No puedes supervisarlo todo.

A veces la respuesta es tercerizar en lugar de contratar internamente. El escalado requiere que tomes decisiones difíciles. ¿Cuáles funciones se pueden y debe realizar internamente y cuáles no?

Los terceros pueden tener el personal y la inversión en sistemas que les permitan ser mucho más eficientes en el manejo de una función. Intentar replicar esa función internamente puede tomar demasiado tiempo o dinero. En su lugar, encuentra un aliado confiable para tercerizar, posicionándote así para escalar mejor, más rápido y barato.

Estos son cinco factores que se deben tener en cuenta al escalar un negocio.

¿Ha encontrado algún problema en el escalado de tu negocio?