La descripción de puesto se refiere al documento que detalla las tareas y responsabilidades inherentes a cada puesto de trabajo. Los requisitos necesarios, las actividades a desarrollar, el ámbito de ejecución y la relación entre los diferentes puestos existentes en una organización son algunos de los datos que forman parte de este tipo de documentación.
La descripción de puestos es una herramienta que tiene la empresa para desarrollar un proceso de reclutamiento de empleados de manera eficaz. Al presentar todo lo referente al puesto por escrito, los candidatos ya conocen con precisión qué es lo que necesita la compañía de ellos.
Con la descripción de puestos, en definitiva, se pretende atraer a los postulantes adecuados, reduciendo el tiempo que demanda el proceso de selección. Por otra parte, el documento define el cargo y le brinda al empleado un marco de referencia que evita las sorpresas y malentendidos.
Aunque no existen reglas específicas para su desarrollo, una descripción de puesto debe incluir ciertos datos que se consideran básicos. El puesto, su ubicación dentro de la estructura de la empresa, sus superiores jerárquicos, el ámbito de acción, los objetivos a cumplir, la formación requerida, las habilidades específicas para el puesto y la remuneración son algunos de los ítems que no pueden faltar en una descripción de puesto.
Es importante destacar que, más allá de su utilidad en un proceso de reclutamiento, la descripción de puestos también puede funcionar como una guía interna ya que permite dividir el trabajo de forma correcta, asignar responsabilidades y delimitar funciones.
A grandes rasgos, podemos decir que la descripción de puestos tiene tres objetivos fundamentales:
* Atraer a los candidatos: como se expresa anteriormente, en la descripción de las tareas a realizar y los requisitos está la clave para que aquellas personas que se sientan capaces de cumplir con las expectativas de la empresa se pongan en contacto con el departamento de recursos humanos (RRHH) para conseguir una entrevista. Es importante señalar que los candidatos pueden ser tanto externos como internos, es decir que también entran en la ecuación los individuos que ya se encuentren dentro de la empresa y que deseen cambiar de puesto;
* Definir los cargos: en la descripción de puestos se marcan los límites necesarios para que la evaluación de los candidatos tenga lugar de forma ordenada y sin pérdidas de tiempo por ninguna de las dos partes. La definición precisa de las funciones también sirve para aquellos empleados que deseen ascender, ya que les permite establecer una serie de objetivos;
* Referencia a la administración: en particular para que la organización en general entienda la magnitud y el grado de responsabilidad que se espera de cada candidato.
Hay muchos errores comunes que las compañías cometen a la hora de elaborar una descripción de puestos. Uno de los más comunes es utilizar terminología interna, algo que debemos evitar por todos los medios, ya que es absurdo pretender que los candidatos externos la entiendan; cuanto más amplio y neutro sea el texto, mayor variedad de personas se presentarán.
Otro error muy común se da cuando la descripción la hace una sola persona, especialmente si no tiene el rol adecuado; esto debe ser una colaboración de varios departamentos, especialmente el de recursos humanos, para expresar todos los aspectos importantes del puesto.
Quizás el más grave de todos los errores sea la falta de realismo, que se representa cuando la descripción de puestos define a un “superhumano”, alguien con todas las habilidades ideales para desarrollar su trabajo sin fallos, con todos los conocimientos posibles, con una trayectoria extensa y experiencia en empresas de alto prestigio. Esas personas no tocarán a nuestra puerta, si es que existen; y si lo hacen, deberíamos preguntarnos seriamente por qué están sin trabajo.
Las descripciones de puesto son fundamentales para tener una estructura organizacional bien definida, que a su vez es parte esencial del Gobierno Corporativo de una empresa. Si no cuentas con descripciones de puesto en tu empresa, acércate con los expertos para que te ayuden a desarrollarlas.